E-Rechnungspflicht: Was sich 2025, 2027 und 2028 ändert
Ab wann du E-Rechnungen empfangen und verschicken musst, welche Formate zählen und warum ein PDF nicht reicht. Der Überblick für Selbständige.
23.09.2026 · 3 Min. Lesezeit · Team Bilo
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen in Deutschland Schritt für Schritt Pflicht. Für dich heißt das: Irgendwann reicht das PDF per E-Mail nicht mehr.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. Software kann sie direkt einlesen. Ein PDF, ein Foto oder ein Scan gelten nicht als E-Rechnung.
Die drei Stufen
- Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- Ab 01.01.2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen verschicken.
- Ab 01.01.2028: Die Übergangsfristen enden für alle. Jede inländische B2B-Rechnung muss eine E-Rechnung sein.
Welche Formate zählen?
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beide erfüllen die Norm, solange das Profil stimmt.
Was du jetzt tun solltest
Prüfe, ob dein Rechnungsprogramm E-Rechnungen erzeugen kann. Mit Bilo bekommst du ZUGFeRD und XRechnung automatisch. Und wenn du eine E-Rechnung bekommst, kannst du sie mit unserem kostenlosen Schnellcheck prüfen.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.